effectief werken met dagplanners
In deze blog lees je over papieren dagplanners. Wat het zijn, hoe je ze vooral niet en vooral wel wilt gebruiken om zo efficiënt mogelijk met je tijd om te gaan voor maximale voldoening!
De dagplanner als desk planner, wat is het eigenlijk?
Een dagplanner is een planner waar je uitgebreid de ruimte hebt om je dag te plannen. Dit gaat dus verder dan een todo lijst. Je maakt heel bewust keuzes waar je op gaat focussen en waar je absoluut geen tijd aan wilt besteden. Aangezien dit meestal een papieren planner is wordt het ook wel een desk planner of bureau planner genoemd, een planner die op je desk of bureau ligt.
Wat is het doel van een dagplanner?
Elke planner heeft als doel dat jij efficiënt met je tijd om gaat. En bij de dagplanner is dit het allerbelangrijkste doel. Het heeft daarvoor meer ruimte om te plannen dan een gewone agenda heeft.
Vaak geeft een dagplanner ruimte om je intenties voor de dag op te schrijven, de dingen die je niet wilt vergeten op kunt schrijven (zonder dat je focus verliest) en om te reflecteren aan het einde van je dag.
Wanneer werken dagplanners niet?
Geen rekening houden met prioriteit van je taken
Simpel gezegd, een to do lijst is vaak een opsomming van allerlei taken in je bedrijf of leven. Daar zit vaak geen enkele rangorde in. Maar klanten of leads nabellen leveren vaak wel meer winst op voor je bedrijf dan het schrijven van een social media post. Wanneer je dus geen prioriteit aanbrengt in je taken dan kun je nog zo'n mooie dagplanner hebben maar dan werkt ie niet zo goed als zou kunnen.
Geen rekening houden met tijdsduur van je taken
Ook in grootte van je taken kun je onderscheid maken. Wanneer je een groot project als 'website herschrijven' naast een taak als 'typefout verbeteren in email' zet. Dan willen jouw hersens eerst die typefout verbeteren. Dat is een klein taakje en dat geeft je al heel snel die dopamine shot om een taak door te strepen! Maar voor je bedrijf is het wellicht veel zinniger om je hele website te herschrijven zodat je beter je ideale klant helpt. Als je een dagplanner echt wilt laten werken hak je elke taak op in brokken tijd zodat je goed kunt inplannen en je hersens je niet voor de gek houden met kleinere taken.
Geen rekening houden met jouw neiging tot perfectionisme
Soms wil je even snel iets aanpassen in je website en voor je het weet zie je nog 100 dingen die je wilt aanpassen. Van iets kleins verzand je ineens in een enorme taak. Je perfectionisme zit je in de weg. Wanneer jouw dagplanner je hier niet bij helpt krijg je uiteindelijk niet gedaan wat je wilde doen op een dag.
Hoe maak je een goede dagplanning die je echt dichter bij je doelen brengt?
Dagplanning maken stap 1: Eerst focus op je doelen
Wat is je maand/ kwartaal of jaar doel? Wanneer je die niet hebt bepaald, bepaal die dan nu. Omzet maken of juist meer tijd creëeren? Of wellicht wilde je een nieuw product live gaan zetten. Schrijf je doelen nog eens op op je dagplanner als herinnering.
Dagplanning maken stap 2: Belangrijkste taken bepalen
Bedenk nu wat je 20% taken zijn die 80% van het resultaat geven. Is het perfecte plaatje bij je instagram of blogpost echt zo belangrijk voor je omzet? Of is dat toch om die ene klant te bellen? Schrijf je allerbelangrijkste taken op die de meeste bijdrage leveren aan je eerder genoemde doelen.
Dagplanning maken stap 3: Dan taken met tijd inschatten
Bedenk nu hoeveel tijd elke taak kost. Een taak die langer dan een uur duurt knip je op in pomodoro's, blokken van 25 minuten. Plan nu in hoeveel pomodoro's je aan die taak wilt besteden.
De pomodoro-techniek is ooit bedacht door Frances Cirillo die werkte met een kookwekker in de vorm van een tomaat 
.
Dagplanning maken stap 4: Alleen de belangrijkste taken inplannen die passen
Maak nu een indeling in je agenda van die dag. Van hoe laat tot hoe laat werk je? Heb je al afspraken staan? Plan eerst tijd in voor je ochtend routine, lunch en je sport of frisse lucht tijd. Plan daarna je pomodoro's in. Omdat je je taken hebt ingeschat is het nu makkelijk om ze in je dagplanning te zetten. Elk half uur eentje. Om 5 of 6 uur stop je want dan zit je dag vol.
Bonus: Werken met een timer om jezelf scherp te houden (en je perfectionisme in toom)
Perfectionisme
Je kent het misschien wel, je denkt dat je een taak wel in een half uur kunt afronden en voor je het weet wordt het een meesterwerk van 4 uur (hallo perfectionist 
). Om jezelf scherp te houden kun je gebruik maken van een timer. Belangrijk is dat die in het zicht is zodat je in één oogopslag ziet hoeveel tijd je nog hebt, zonder afgeleid te raken. De wegtikkende timer zorgt er dan voor dat je je niet laat afleiden om nog iets extra's te onderzoeken of tussendoor een mailtje te beantwoorden wat in je hoofd oppopte. Immers, als je dat doet haal je je zelfgestelde deadline niet! Het is een mooi mechanisme wat er voor zorgt dat jij dingen gaat realiseren en afmaken in plaats van dat je verzandt in allerhande activiteiten die niet eens op je dagplanning stonden.
Maak er een spel van
Pro tip: zie het als een mooi spel. Een wedstrijd met jezelf. Toen ik nog fotografeerde wist ik hoe lang ik erover deed om een foto shoot uit te zoeken en te bewerken en zette ik een timer om te kijken of ik mijn tijd kon verbeteren! Ultrafocus is het resultaat van zo'n instelling. En als je zorgt voor activiteit in je korte pauzes (hint: bewegen!!) dan hou je je energie ook hoog genoeg om die focus langere tijd te kunnen hebben.
be focused app
Be focused is een fantastische timer die je zowel op je mac als iphone kunt installeren. Omdat een iphone in de buurt ook afleidend kan werken heeft de mac versie mijn voorkeur. Hierin kun je optioneel ook een taaklijst opnemen zodat je ook een overzicht hebt hoeveel pomodoro's je aan elke taak gewerkt hebt.
Voordelen van een dagplanner met een goede dagplanning
Taken af = vrije tijd!
Wie kent dat niet. Eindeloze to do lijsten die nooit klaar zijn? Als ondernemer kennen we dat allemaal. Er is altijd meer te doen en dat zorgt ook voor die continue druk en onrust waar vooral vrouwelijke ondernemers meer gevoelig voor zijn. Wanneer je gaat werken volgens bovenstaande methodiek nodig ik je dan ook uit om jezelf vrij te geven zodra je je ingeplande taken hebt afgerond. Geef je hersens het signaal dat het klaar is! Dat is jouw beloning voor een dag productief en gefocust werken! Want zeg nou zelf, wat voor beloning zou het zijn als jij in loondienst een dag productief en gefocust hebt gewerkt en je hebt al je werk af voor die dag en je manager komt langs en die zegt: "Hier heb je nog een shit load aan taken". Zou jij daar blij mee zijn? En zou je dan nog lang in die baan blijven hangen? Tuurlijk niet! Dus behandel jezelf in je eigen bedrijf ook niet zo.
Genieten zonder schuldgevoel
Veel ondernemende vrouwen voelen zich schuldig als ze s' avonds op de bank zitten of als ze bij hun kinderen zijn maar in gedachten nog met werk bezig zijn. Door je taken te prioriteren, in te schatten en in te plannen weet je dat je met de juiste focus aan de juiste dingen voor je bedrijf werkt. Dat zorgt voor een voldaan gevoel aan het einde van de dag en dat zorgt er ook weer voor dat je je niet meer schuldig voelt. Je kunt nu onverdeelde aandacht aan je eigen vrije tijd of aan je kinderen of aan wat dan ook te geven!
Beter leren inschatten van je werk
Ik gaf het voorbeeld al van het steeds sneller willen bewerken van mijn foto's. Doordat je taken gaat inschatten en meten met je timer, ga je ook steeds beter inschatten hoe snel je een bepaalde taak doet. Dit zorgt voor een steeds betere tijds management. Je leert beter inplannen wat je in dag/ week of maand kunt doen. En wanneer je iets te lang vind duren kun je gericht op zoek naar optimalisatie van processen of outsourcen van taken.
Meer zelfvertrouwen door kennis van jezelf
Omdat je steeds beter kunt inschatten leer je je tijd ook beter waarderen. Ga jij echt die taken zelf doen waar je geen energie van krijgt maar die wel significant tijd opslokken of ga je die taken uitbesteden zodat jij het werk kunt doen waar je het meeste waarde kunt toevoegen en waar je retegoed in bent? Op die manier krijg je ook steeds meer zelfkennis en zelfvertrouwen!
Dagplanner downloaden
Droomdagplanner truc
Bovenstaande methodiek hebben wij uitgebreid en stap voor stap toegelicht in de Droomdag Truc (inclusief droomdagplanner notitieblok).
0 comments